Ja, automatisch, denn wenn man am Ende des Tages oder der Woche oder vielleicht sogar des Monats die Stunden für Projekte, Kommunikation etc. zusammenzählt verschätzt man sich gerne oder ist viel zu ungenau, da die Zeiträume zu groß waren. Davon abgesehen erfordert es eine menge Disziplin, die einem nach 8-12 Stunden Arbeit im Web dann leider doch öfter fehlt, oder?

Zeit Management Software

Relativ schnell wurde ich dann bei der Zeit Management Software – Manic Time fündig, die es in einer kostenlosen Standardversion gibt und in einer Premium Version für 67 Dollar -sprich, derzeit unter 50 Euro.(Übersicht alle Feature von Standard und Premium.) Mit Hilfe dieses Tools (inkl. deutscher Benutzeroberfläche) kann ich während meiner Arbeit alle aktiven Prozesse tracken lassen und später genau sehen, was ich wann gemacht habe. Hier mal ein Beispiel vom 2. April bei mir:

Links unten habe ich mal ein wenig abgedeckt mit weißer Farbe, denn es muss ja nicht jeder meine Kunden und Projekte kennen. Einen Task (Google Chrome) habe ich mal exemplarischen offen gelassen. So kann man z.B. auch genau sehen, an welcher Excel oder auf welcher Webseite man wie lange gearbeitet hat und natürlich bequem danach filtern lassen.

Rechts unten sieht man die Summe der einzelnen aktiven Prozesse des laufenden Tages. Für einen klassischen Webworker typisch ist das bei mir eigentlich jeden Tag der Firefox, in dem Falle mit 2 Stunden 28 Minuten. Im oberen Bereich findet man die eigentlichen aktiven Nutzungszeiten und die entsprechenden Pausen bzw. abwesenen Zeiten. (Kann man frei definieren, ab wann man als Inaktiv gelten möchte; bei mir ist dies nach 5 Minuten) In der Pro-Version von Manic Time kann man entsprechende Zeiten taggen und z.b. ein Telefonat oder eine Mittagspause hinzufügen.

Ansonsten gibt es noch viele weitere Möglichkeiten seine Arbeitszeiten auszuwerten mit Hilfe der unterschiedlichsten Statistikfilter des Programms z.B. durchschnittliche Arbeitszeit, Inaktivität uvm. Wem das alles zu sensible Daten auf seinem PC sind, besteht in der Premiumvariante zudem auch die Möglichkeit eines Passwortschutzes.

Fazit: Ich habe Manic Time jetzt eine Weile getest, starte es nun schon intuitiv gleich zu Arbeitsbeginn und werde es auch weiterhin nutzen, denn es erleichtert nicht nur die Zeiterfassung für Kunden und eigene Projekte, sondern es zeigt auch sehr gut Zeitfresser und Ablenkungspotentiale an, denen man sich sonst kaum bewusst war bzw. nicht in dem Umfang. So kann man beispielsweise seine Mailing-/Surfzeiten oder Chatfrequenzen prüfen und seine Arbeit z.B. darauf anpassen. Wann sollte ich z.B. das Skypeaufkommen am höchsten und ich sollte vielleicht lieber “abwesend” sein oder wie kann ich meine Mailingaufgaben besser bündeln, um nicht immer wieder von einzelnen Projekten abzulassen. Finde das Tool wirklich gut und denke sogar schon über die Pro-Version nach. In Verbindung mit ZenToDo eine schöne Zeitenoptimierung.

Wie erfasst ihr eure Arbeitszeiten für Kunden und Projekte? Kennt ihr ähnlich nützliche Software?

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Vorteile Online Office:

• Flexibilität: Ständig am gleichen PC zu Arbeiten ist nicht mehr nötig. Ganz gleich ob vom Netbook unterwegs, dem Rechner im Büro oder kurz vom Notebook daheim, überall kann man auf seine aktuellen Dokumente zugreifen und in Ruhe arbeiten.
• verteiltest Arbeiten: Man muss sich nicht mehr gegenübersitzen am Schreibtisch, um am gleichen Dokument zu arbeiten. Recht einfach lassen sich neue Arbeitsbereiche aufmachen und Mitglieder des Systems diesem zuordnen inkl. aller nötigen Dokumente usw. Es wird die vielen Meetings sicher nicht ersetzen, kann sie aber auf das wesentliche reduzieren.
• Datensicherheit: Jeder kennt das, über ein Backup macht man sich meist erst Gedanken, wenn der Computer mal wieder nichts von sich gibt und man noch ganz Wichtiges fertig machen muss. Beim Online Office wie Feng Office ist der PC ja nur noch Eingabegerät und wirklich gespeichert werden die Inhalte Online bzw. in der “Cloud”. Sollte also nun der Rechner mal wieder streicken, nimmt man einen Anderen.
• Strukturierung/Effizienz: Die Arbeit lässt sich einfacher strukturieren und zusammenführen, wenn z.B. alle online am gleichen Dokument arbeiten können und dieses immer in der aktuellsten Version zur Verfügung steht.
• Zeitersparnis: Als zentraler Anlaufpunkt sollte das Online Office vor allem bei den kleinen Dingen helfen, die sonst viel Zeit kosten. Wieviel Zeit verbraucht man sonst, um intern kurz nach eine eMailadresse zu Fragen oder sich ein aktuelles Dokument hin und her zu mailen. Das summiert sich oftmals ohne das man es merkt zu einem beträchtlichen Zeitfenster, in dem man eigentlich viel sinnvollere Dinge erledigen könnte.

Nachteile Online Office:

• Sicherheit: Alles was online gespeichert ist bzw. online versendet wird, kann nie zu 100% sicher sein. Deswegen gehören bestimmte Dokumente nach wie vor nicht online, sondern höchstens auf den eigenen PC in einer möglichst verschlüsselten Festplatten-Partition.
• höhere Voraussetzungen: zwar ist man recht flexibel, benötigt jedoch immer eine schnelle Internetverbindung (z.B. per UMTS oder DSL) und einen Server mit einer entsprechenden guten Backupfunktion (z.B. stündliche Backups o.ä.)
• Kommunikation: Es muss eine einheitliche Kommunikation stattfinden, es hilft nichts, wenn nach wie vor jeder sein Süppchen lokal auf dem Rechner kocht und das Onlinesystem nur einmal die Woche aktualisiert wird. Dies bedarf sicherlich eine gewisste Zeit der Eingewöhnung, möglich ist es jedoch alle mal und soll ja auch primär helfen Dinge zu vereinfachen.

Alles in allem sieht man schnell, dass sich diese neue Form der Arbeitsgestaltung nicht für jedes Unternehmen sofort eigenet, aber ich denke gerade für sehr junge Unternehmen/Startups/Selbständige ist es eine Chance gleich von Anfang an eine zentrales System einzuführen und viel Zeit + Energie in der Zukunft zu sparen. Natürlich ließe sich das alles auch in größeren und älteren Unternehmen realisieren, jedoch bedarf es dort mehr Zeit und Aufwand, um ein solche System zu integireren und die entsprechende Akzeptanz zu erhalten.Vor allem der geringere Ressourcenverbrauch (kostenlose bzw. günstige Lizenzen, Abrufbar per Browser usw.) sollten für nahezu jedes Unternehmen ein Anreiz sein, sich damit zu beschäftigen.

Wie löst man das bei Euch im Unternehmen? Wo seht Ihr noch weiteres Potential beim (kostenlosen) Online Office?

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Unter Windows XP liegen die Profildateien ja bekanntlich unter:

C:-Dokumente und Einstellungen-USERNAME-Anwendungsdaten-Mozilla

bzw.

C:-Dokumente und Einstellungen-USERNAME-Anwendungsdaten-Thunderbird

(Der Anwendungsordner ist meist nicht sichtbar und muss über die Ordneroptionen erst sichbar gemacht werden. Im normalen Explorerfenster unter Extras->Ordneroptionen->Ansicht->Alle Datein und Ordner anzeigen)

Beim neuen Windows 7 muss das Ganze dann unter folgender Adresse eingespielt werden:

C:-Users-USERNAME-AppData-Roaming-Mozilla-Firefox-Profiles

bzw.

C:-Users-USERNAME-AppData-Roaming-Thunderbird-Profiles

Für mich sind das auch mit die wichtigsten Importvorgänge im neuen Betriebssystem oder welche gibt es noch für Euch? Wie sind Eure ersten Gehversuche mit Windows7 bzw. wo liegen die ersten Probleme?

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Auch vom eiPhone schon recht bekannt gibt es den Mutlimessenger Fring auch für neue Nokia Smartphones. Nutzbar sind aktuell folgende Dienste:  Skype, Google Talk, MSN Messenger, Yahoo!, Facebook, Last fm & SIP.

Nokia Tomtom Ovi ist aktuell noch nicht zum herunterladen vorrätig. Mehr dazu bei TomTom.com. Alternativ kann man ja auch Nokia Maps nutzen, was es auch als kostenlosen Download beim Ovistore gibt.

Ein weiteres nützliches Tool ist Facebook for Nokia, womit man immer mit seinen Freunden und Kollegen in Kontakt bleiben kann. Facebook for Nokia wird noch nicht für alles Nokias unterstützt, aber das ist vermutlich nur eine Frage der Zeit bzw. teilweise des Handybetriebssystems. Nokia Facebook Download.

Mobnotes ist auch ein vielseitiges Tool und man hat Zugang zu Facebook, aber auch Twitter und anderen Social Networks. Für Nokia und Twitter gibt es auch eine andere interessante Applikation, die nicht direkt im Ovistore zu finden ist: Twibble heißt die gute Software und basiert auf Java. Twibble Download.

Ein weiterer praktischer Wegbegleiter ist die FTD-App mit der man aktuelle News direkt auf sein Mobiltelefon erhält.

Was sind Eure liebsten Apps für Nokia Mobiltelefone? Wieviel nutzt ihr ca.?

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